U-Mail企業郵箱系統相關功能保障員工順利交接

我們都知道,在一家企業內,常常會遇見這樣的情景的:臨近長假,比方說春節、國慶時,往往有職員將長假前后的工作日用年假湊一湊,就構成一個非常長的假期,假如這職員是公司的業務骨干,日常用郵件聯系客戶頻繁,那他的缺席就會對公司經營造成一定的影響。面對這種情況,怎么處理呢?我們常說U-Mail郵件系統不僅能保障通郵安全,而且能參與公司管理,這里我們就請U-Mail企業郵箱系統專家劉工簡單介紹一下處理方式。

劉工說,U-Mail企業郵箱系統的功能豐富,操作簡易,像這樣的情況,大致處理情況是這樣:

一、看公司的保密性是否允許異地辦公操作?

為了提升公司品牌形象,員工們日常辦公都是使用企業郵箱,而從公司的數據安全角度考慮,企業都規定使用公司郵箱的話,只能在公司指定IP段甚至指定主機上登錄賬號操作,目的是減少泄密的機會。但假如公司的保密性要求不高,或者該業務骨干的郵件并不涉密,那么可以開放該員工的權限,允許其在異地不同IP上登錄,U-Mail郵件系統支持在移動端設備和客戶端軟件上讀取處理郵件,且可以在微信等平臺上收發郵件。

二、假如業務處理刻不容緩,可以使用“郵件頭翻譯”命令

假如涉及到的業務非常緊急,亟需處理,同時公司高層由此未雨綢繆想到設若有員工就此離職了呢?屆時某個業務會分配到多個跟單人員去處理,這些跟單人員個個使用不同的郵箱,郵件地址經常變動,導致客戶無所適從,也會嚴重影響公司形象。因此,為了規范,將混亂的管理撥亂反正,可以使用“郵件頭翻譯”命令,它的用途是將各個業務跟單的用戶郵箱編入一個隊列,通過“郵件頭翻譯”命令,將這郵件隊列中的地址都統一成某個郵箱,這個統一的郵箱賬號就是對外通聯的賬號,而寫給這個隊列中任一地址的郵件,都會被其他人及時跟蹤處理。按照上述描述,我們就可以將該業務骨干的郵箱賬號編入郵件隊列,統一對外郵箱地址,那他的業務也不會延誤了。

三、假如要將工作郵件交接給相關人員,可以使用“自動轉發”和“郵箱共享”。

將相關郵件交接給相關人員會有兩種情況,一種是只要將郵件中某一類郵件交接給其他人員,如某個郵箱發來的郵件或每次發送主題都類似的,可以使用U-Mail企業郵箱系統自動轉發功能,登錄該郵箱進行設置,如下圖:

 

另一種是要將所有業務全權交給另一個同事負責,可以使用郵箱共享功能,將改郵箱郵件全部轉發給另一個同事,可以在U-Mail郵箱系統管理后臺進行設置,如下圖

 

以上就是U-Mail企業郵箱系統介紹的處理方式,它們循序漸進,應用于企業和用戶的不同需求來設定,U-Mail郵件系統的功能豐富、強大,可以滿足企業客戶各種需求,歡迎免費申請試用U-Mail郵件系統http://www.5861464.live/preg/

 

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